W poprzednim wpisie staraliśmy się porównać korzyści płynące z dzierżawy w porównaniu do zakupu sprzętu biurowego, w tym wpisie postaramy się odpowiedzieć na kolejne często zadawane pytanie:
Jaka forma rozliczenia serwisowego jest najlepsza?
1. Koszty
Z naszych wewnętrznych wyliczeń, na podstawie historii klientów, którzy zmienili sposób rozliczenia serwisu z serwisu na żądanie (każda usługa płatna oddzielnie) na umowę serwisową (usługi rozliczane ryczałtowo, w zależności od ilości wykonanych stron), wynika że koszty obsługi serwisowej spadły o średnio 30%!
Niestety umowa serwisowa nie jest to rozwiązanie dopasowane do każdej działalności i nie w każdym przypadku taka umowa będzie w stanie zapewnić państwu oszczędności. Czym bardziej precyzyjnie są w stanie państwo określić państwa zapotrzebowanie (w tym np. na ilość czy rodzaj wydruków), tym oferta będzie lepiej dostosowana do państwa unikalnych potrzeb.
Kolejnym ważnym czynnikiem jest zastany park maszynowy, ile urządzeń państwo posiadają, jakich modeli oraz w jakim stanie. Wielokrotnie zdarzają się sytuacje, że koszt naprawy jakiegoś modelu urządzenia przewyższa jego wartość, w przypadku serwisu na żądanie, najprawdopodobniej takie urządzenie zostałoby wycofane z obsługi i zastąpione innym tańszym w eksploatacji (co w dłuższym terminie przyniosłoby realne oszczędności), w przypadku długotrwałej realizacji umowy serwisowej zdarza się, że takie nieracjonalne kosztowo urządzenia są sztucznie utrzymywane w eksploatacji, generując koszty o wiele większe niż te wynikłe z wcześniejszej wymiany sprzętu.
2. Warunki umowy
Sytuacje w których klienci są w stanie całkowicie przewidzieć wykorzystanie urządzenia są niezwykle rzadkie a sporządzona umowa musi zostać tak sporządzona aby zapewniać o interesach obu stron w wielu różnych przypadkach.
Limity stron – bardzo często w umowach serwisowych są zawarte limity stron (minimalne lub maksymalne), w przypadku kalkulacji kosztów serwisu warto wziąć pod uwagę również przypadki losowe np. Jak będą wyglądać państwa koszty jeżeli w danym miesiącu zostanie wykonanych zero wydruków lub jak będą wyglądać państwa koszty jeżeli w jednym miesiącu państwa zapotrzebowanie na wydruk będzie parokrotnie wyższe niż przeciętnie?
Koszt wydruku – jaki jest jednostkowy koszt wydruku i czy zmienia się w zależności od spełnienia bądź niespełnienia różnych warunków? Szczególną uwagę proszę zwrócić w przypadku umów „bez limitu stron”, niestety w takich przypadkach bardzo często koszt jednostkowego wydruku jest znacząco wyższy niż w przypadku podobnej umowy z określonym „limitem”.
Warunki wykonywania serwisu – czy serwis zobowiązuje się do wykonywania okresowych przeglądów technicznych? W jakim terminie zobowiązuje się do naprawy usterek i czy gwarantuje urządzenie zastępcze? To są bardzo ważne pytania, które pomogą nam określić wartość oferowanej usługi w przypadku awarii.
3. Przewidywalność
Najważniejszą zaletą umowy serwisowej w porównaniu do serwisu na żądanie jest pełna kontrola kosztów po państwa stronie. W ten sposób są państwo w stanie lepiej zaplanować wydatki czy spiąć budżet. Regularna kontrola stanu zużycia urządzenia daje również informację państwu w jak dużym stopniu urządzenie jest eksploatowane co umożliwia lepszą kontrolę wykorzystania urządzenia przez użytkowników, jak również określenie czy urządzenie jest wydajne oraz ekonomiczne.
W przypadku serwisu na żądanie, koszty rozkładają się nierównomiernie co może prowadzić do dużego nawarstwienia nieprzewidzianych wcześniej kosztów w krótkim okresie czasu. W przypadku gdy istnieje konieczność planowania wydatków z wyprzedzeniem, takie nagłe koszty mogą okazać się sporym problemem.
Naszym zdaniem
Polecamy serwis na żądanie w przypadku:
- Ciężkiej do przewidzenia, dynamicznie zmieniającej się ilości wydruków w każdym miesiącu.
- Bardzo niskiej ilości wydruków (poniżej 1000 stron miesięcznie).
- Starych, mocno wyeksploatowanych sprzętów bądź takich, lub takich w których występują bardzo drogie materiały eksploatacyjne, mogące wartością przekroczyć wartość urządzenia.
- Gdy nie ma pewności, że urządzenie będzie eksploatowane przez dłuższy czas.
Umowy serwisowe polecamy szczególnie gdy:
- Chcą państwo z góry znać koszty serwisowe.
- Chcą mieć państwo pełną kontrolę nad kosztami.
- Są państwo w stanie w przybliżeniu określić przyszłe zapotrzebowanie na wykorzystanie urządzenia.
- Park maszynowy składa się z ekonomicznych urządzeń w dobrym stanie.
Zespół
Biuro Serwis
